Spread the love

Lắp đặt tổng đài nội bộ cho doanh nghiệp tại hà nội

HUINVN – Camera – Nhà thông minh – Báo trộm

Cần các tính năng của tổng đài như:

– Hiển thị số nội bộ và từ ngoài gọi vào

– Chức năng ACD (Chức năng phân phối cuộc gọi đều cho các máy lẻ không máy nào nghe quá nhiều).

– Chức năng thống kê cuộc gọi như gọi đến, gọi đi, gọi nhỡ, báo cáo tình trạng các cuộc gọi.

– Cho phép phát thông báo khi đi ra ngoài hoặc hết giờ, ngoài giờ làm việc

– Cho phép chuyển cuộc gọi ra di động…

– Thiết lập đường dây nóng cho khách hàng than phiền, thông báo các sự cố, dịch vụ….

HUINVN – Camera – Nhà thông minh – Báo trộm

Lợi ích của việc lắp đặt tổng đài

+ Chi phí thấp: Không mất phí gọi liên tỉnh, quốc tế khi gọi.

+ Dễ cài đặt và thiết lập cấu hình

– Tận dụng được hạ tầng sẵn có (Internet, mạng LAN,…).

– Dễ dàng mở rộng mà không cần nâng cấp phần cứng.

– Chuyển tiếp vùng dễ dàng.

– Không bị giới hạn số lượng máy điện thoại do dùng điện thoại IP (SIP).

– Dễ dàng theo dõi, quản lý hệ thống thông qua trang Web quản trị.

+ Tiết kiệm nhân lực trực tổng đài: Nhờ cơ chế tự động: Trả lời tự động (IVR), Phân phối cuộc gọi tự động (ACD), Voice mail…

Lắp đặt tổng đài nội bộ cho doanh nghiệp tại Hà Nội là một quy trình quan trọng để giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả trong việc quản lý các cuộc gọi, kết nối giữa các phòng ban và cải thiện giao tiếp nội bộ. Dưới đây là các bước cơ bản để lắp đặt tổng đài nội bộ cho doanh nghiệp tại Hà Nội:

1. Lựa chọn loại tổng đài phù hợp

Tổng đài truyền thống (PBX): Phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, yêu cầu tính năng phức tạp, như điều hướng cuộc gọi tự động (IVR), ghi âm cuộc gọi, báo cáo thống kê, v.v.
Tổng đài VoIP: Dành cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc muốn tiết kiệm chi phí. Tổng đài VoIP sử dụng kết nối internet để thực hiện cuộc gọi, giúp giảm chi phí gọi quốc tế và dễ dàng mở rộng.
Tổng đài ảo: Phù hợp với doanh nghiệp làm việc từ xa hoặc có nhân viên ở nhiều địa điểm. Người dùng có thể nhận cuộc gọi trên điện thoại di động hoặc máy tính.

HUINVN – Camera – Nhà thông minh – Báo trộm

2. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ

Tại Hà Nội, có nhiều nhà cung cấp dịch vụ tổng đài nội bộ, ví dụ:

3. Đánh giá nhu cầu của doanh nghiệp

Trước khi lắp đặt, bạn cần phải xác định các yếu tố sau:

Số lượng máy nhánh: Doanh nghiệp cần bao nhiêu máy điện thoại hoặc máy tính có thể kết nối với tổng đài.
Tính năng cần thiết: Chẳng hạn như định tuyến cuộc gọi, báo cáo thống kê, tích hợp CRM (Customer Relationship Management), hay khả năng mở rộng trong tương lai.
Mạng lưới nội bộ: Đảm bảo rằng mạng internet hoặc mạng LAN của doanh nghiệp đủ mạnh để hỗ trợ cho tổng đài hoạt động ổn định.

4. Lắp đặt và cấu hình hệ thống

Cài đặt thiết bị phần cứng: Cần lắp đặt các thiết bị cần thiết như điện thoại IP (nếu sử dụng tổng đài VoIP), máy chủ tổng đài, hoặc phần mềm cho tổng đài ảo.
Cấu hình phần mềm tổng đài: Thiết lập các tính năng như định tuyến cuộc gọi, bảng điều khiển quản trị, nhóm hỗ trợ khách hàng, v.v.
Kiểm tra kết nối và hiệu suất: Sau khi lắp đặt, cần kiểm tra chất lượng âm thanh, khả năng kết nối, và các tính năng đã cấu hình.

HUINVN – Camera – Nhà thông minh – Báo trộm

5. Đào tạo và hỗ trợ

Đào tạo nhân viên: Đảm bảo nhân viên hiểu cách sử dụng các tính năng của tổng đài, từ việc nhận cuộc gọi, chuyển cuộc gọi, đến sử dụng các tính năng nâng cao.
Dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng: Chọn nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả trong trường hợp gặp sự cố kỹ thuật.

6. Bảo trì và nâng cấp

Bảo trì định kỳ: Thực hiện bảo trì hệ thống tổng đài định kỳ để đảm bảo tính ổn định và bảo mật.
Nâng cấp hệ thống: Khi doanh nghiệp phát triển, có thể cần nâng cấp hệ thống để đáp ứng nhu cầu mới, ví dụ như tăng số lượng máy nhánh hoặc thêm các tính năng mới.

7. Chi phí lắp đặt

HUINVN – Camera – Nhà thông minh – Báo trộm

Chi phí ban đầu: Bao gồm chi phí mua thiết bị phần cứng, phần mềm và lắp đặt.
Chi phí duy trì hàng tháng: Có thể bao gồm chi phí thuê đường truyền internet, phí bảo trì hệ thống và phí thuê bao dịch vụ tổng đài.
Chi phí phát sinh: Các dịch vụ bổ sung như ghi âm cuộc gọi, mở rộng số lượng máy nhánh, hay tính năng báo cáo nâng cao.

Lắp đặt tổng đài nội bộ cho doanh nghiệp tại Hà Nội có thể cải thiện khả năng giao tiếp và nâng cao hiệu quả công việc. Bạn cần tham khảo kỹ lưỡng và lựa chọn nhà cung cấp có uy tín để đảm bảo chất lượng và hỗ trợ tốt nhất.